Сотрудник не полетел: что с невозвратными билетами

Если пассажир приобрел у авиакомпании невозвратные билеты и впоследствии отказался воспользоваться услугами перевозчика, то провозная плата, уплаченная за перевозку, пассажиру не возвращается <пп.4 п.1 ст.108 ВК РФ, п.93.1 Правил, утв. Приказом Минтранса от 25.09.2008 N 155>. Но тот факт, что были куплены именно невозвратные билеты, не отменяет производственный характер запланированной командировки и первоначальное намерение ее совершить. В связи с этим даже если командировка была отменена, организация может учесть стоимость невозвратных билетов в составе прочих расходов <пп.49 п.1 ст.264 НК РФ>.
При этом у вас на руках должны быть <п.1 ст.252 НК РФ>:
- документ об отмене командировки (например, приказ, подписанный руководителем);
- билет, лист бронирования, иные документы, в которых будет указана стоимость билета и тариф (класс бронирования);
-  документ, подтверждающий, что вами был приобретен невозвратный билет. Это может быть приложение к билету, справка, предоставленная компанией-перевозчиком, правила применения тарифов, распечатанные с сайта перевозчика и т.д.
    Что касается начисления страховых взносов, то по общему правилу возмещение командированному работнику документально подтвержденных расходов на проезд взносами не облагается <ч.2 ст.9 Закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ>. В рассматриваемой ситуации подтверждающие документы есть, но сама командировка не состоялась. Как указывал Минтруд в своих разъяснениях, с тех обязательных расходов, без которых командировка не могла состояться, страховые взносы не начисляются (в Письме ведомства речь шла об оплате медицинской страховки и расходов, связанных с получением визы, для командировки за границу). При отмене командировки квалификация выплат не меняется, то есть и в этом случае их не надо облагать взносами <Письмо Минтруда от 27.11.2014 N 17-3/В-572>. Аналогичная ситуация складывается и в отношении стоимости невозвратного билета.